Vamos a ver este caso detenidamente.
En primer lugar nuestra amiga Sarai debe de organizar un evento extendido sobre la estomatología.
Debemos de analizar los siguientes puntos: El evento lo forman varias universidades tanto Europeas como Americanas. Se dispone de un bajo presupuesto y requieren de una serie de condiciones impuestas por los departamentos organizadores, las cuales las enumeramos a continuación.
1.- El evento debe continuar vivo más allá de la fase presencial. Los departamentos implicados pretenden generar conocimiento que perdure una vez pasado el evento, de manera que pueda reutilizarse como material para sus cursos de doctorado.
Para que el evento continué vivo más allá de la fase presencial, debemos de crear una red social, con blog específicos para cada tema. En dicha red social, se podrán subir y visionar las conferencias y talleres realizados durante el evento así como futuros videos relacionados con la temática. Dicha red social dispondrá de la opción de añadir comentarios y una pestaña con twitter para que sea más dinámico. Todas las universidades implicadas deberán de elegir a uno o varios moderadores o dinamizadores para ir incorporando contenido y/o eliminando contenido que no tenga que ver con la temática en cuestión. El foro debe de ser abierto para que cualquier persona pueda ver, opinar y añadir contenido. La herramientas a utilizar pueden ser wordpress, joomla, Drupal, ect para crear la red social, apoyados por canales de youtube, slideshare, flickr, Junstin tv, twitter, etc.…
2.- Los organizadores odian la palabra "becario", así que nada de apoyo a los organizadores para twittear el evento.
No hace falta que ningún becarios dinamicen el evento por twitter, si no que los mimos ponentes y público interesando sea quienes lo realicen.
3.- El segundo concepto que más odian es el "marketing". Todo lo que conlleve un gasto de promoción del evento está descartado, incluido hacer una página en Facebook o pagar campañas de anuncios 'online'.
Cualquiera universidad y departamento puede tener su página en facebook si coste alguno, y publicar post con una dirección url a la página del evento de estomatología en cuestión, además todas las universidades y departamentos implicados, deberán usar sus canales de comunicación habituales par dar a conocer el evento e invitar a la gente a documentarse y añadir ideas y/o estudios realizados sobre el tema. El boca a boca es el mejor marketing que existe y es gratuito.
4.- La expansión del evento debe llegar al modelo de organización mismo. Los departamentos no desean disponer de una única sede y tampoco quieren que ninguna universidad actúe como organizadora en exclusiva. Ya se sabe cómo son las disputas entre académicos, así que mejor que nadie se apunte el tanto de la organización (de hecho, ese fue un motivo de peso para contratar los servicios de la empresa de Sarai, ajena completamente al mundo de la universidad).
Para que esto ocurra cada universidad debe de crear un grupo de trabajo en donde como hemos comentado anteriormente exista uno o varios administradores. Dichos administradores deberán estar en continuo contacto con el resto de grupos en las diferentes universidades. Ellos elaborarán la forma de trabajar y el calendario a seguir mediante herramientas gratuitas como el google calendar y google docs.
Las conferencias o talleres se podrán realizar mediante streaming o videoconferencia desde cada una de las distintas universidades y se irá rotando la celebración de cada una de ellas. Desde cada sede se podrá realizar pregustas en directo a los ponentes y en cada una de ellas habrá un moderador. El evento se comunicará como un proyecto conjunto de trabajo entre las universidades participantes para que ninguna tenga más notoriedad sobre el resto.
5.- La quinta condición consiste en que los departamentos se reservan el derecho de introducir nuevas condiciones a medida que avance la organización del evento.
Para poder crear una red compartida y que se estén generando documentación en todo momento. Dicho material deberá de estar disponible al público y a las distintas universidades. Dado que evidentemente se quiere guardar los derechos de autor la mejor manera de lograrlo es utilizando las Licencias de Creative Commons, a dichas licencias se le otorgan la libertar de crear un carácter de restricción diferente y poder ser modificado. Hay que reiterar que para hacer un trabajo colaborativo, la información debe de estar accesible.
Dicho esto, Sarai deberá de reunirse con cada una de los representantes de las universidades y elaborar un plan de trabajo.
Lo primero es realizarles unas series de preguntas:
¿Qué quieren realizar?
¿Cómo lo quieres realizar?
¿Hasta donde quieren llegar?
Una vez aclarado y definido, explicarles las herramientas de las que disponen para poder conseguir los objetivos indicándoles los pros y los contras de cada una de ellas. Una vez decidido se deberá de realizar un plan de trabajo entre las universidades implicadas e ir elaborando una serie de contenidos. Una vez terminada dicha primera etapa, se irá abriendo la propuesta al resto de los participantes y dejando una vía de opinión con opción de ir realizando cambios en el proyecto. Siempre dichas propuestas de cambios y/o mejoras deberán de ser consensuadas entre los integrantes de los diferentes grupos de trabajo de las universidades participantes. Ellos será los moderadores del todo el programa así como de los contenidos que se vayan generando en la red social de estomatología.
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